Concours de recrutement - Technicien spécialisé en secrétariat de direction - QCM et sujets à traiter (organisme non indiqué)

### Organisme non indiqué sur le document ## Technicien spécialisé — Secrétariat de direction **L'épreuve comporte deux parties indépendantes :** Partie 1 : un questionnaire à choix multiple (QCM), /75 — Partie 2 : sujets à traiter, /25 > ⚠️ Sujet incomplet : la page contenant les questions 7 à 14 du QCM est manquante, ainsi que la suite de la partie 2 (seul le sujet 1, sur 12,5 points, est disponible). Les photos fournies avec ce sujet contenaient aussi deux autres questionnaires d'origine différente (QCM numéroté 6 à 60 sur la bureautique et la communication, et QCM A–D numéroté 19 à 40), qui n'appartiennent pas à cette épreuve et ne sont pas repris ici. --- ### Partie 1 : QCM (2,5 points par question) **1) Quelles sont qualités personnelles requises pour occuper un poste de secrétaire dans une entreprise ?** ☐ Complaisante — ☐ Loyale — ☐ Indifférente **2) Quelles sont les attitudes professionnelles requises pour occuper un poste de secrétaire dans une entreprise** ☐ Être rationnelle — ☐ Être subjective — ☐ Avoir le contrôle de soi **3) Que signifie une firme ?** ☐ Une structure — ☐ Une entreprise — ☐ Une fonction **4) Dans une publicité que signifie "le slogan" ?** ☐ Le nom du produit — ☐ L'image du produit — ☐ Une phrase qui résume les qualités du produit **5) Dans le droit du travail, la période d'essai est variable suivant les catégories du personnel. Quelle est la période d'essai pour les employés ?** ☐ 12 jours — ☐ 1 mois — ☐ 3 mois **6) Pour avoir droit au congé annuel, le travailleur doit justifier une période de service continue et effective. La période est :** ☐ 3 mois — ☐ 6 mois — ☐ 12 mois > ⚠️ Questions 7 à 14 manquantes (page non photographiée). **15) Quel est le document qui, dans sa présentation, est normalisé ?** ☐ La circulaire — ☐ La note de service — ☐ La lettre — ☐ La note d'instruction — ☐ Le Procès-verbal **16) Comment créer un modèle de document ?** - ☐ Il faut choisir le format modèles dans la boîte de dialogue enregistrer sous - ☐ Il faut sélectionner la commande enregistrer comme modèle du menu fichier - ☐ Il faut activer la commande nouveau modèle de la barre d'outils standard **17) Un document qui visualise les informations évoluant dans le temps et représentant le temps en abscisse et les tâches en ordonnée se nomme :** ☐ Un journal de bord — ☐ Une fiche de contrôle — ☐ Un planning **18) Quelle est la signification de l'expression "La communication est irréversible" :** ☐ Ce qui est dit est mal compris — ☐ Ce qui est dit est dit on ne peut pas l'effacer — ☐ Ce qui est dit n'est pas important **19) La lettre administrative c'est :** - ☐ Un document d'ordre externe permettant d'établir un contact direct avec le public - ☐ Un document qui relate avec fidélité et objectivité ce qui a été vu ou entendu - ☐ Un document d'ordre interne destiné à renseigner un supérieur hiérarchique **20) Une communication informelle :** - ☐ Ne porte jamais sur le travail dans l'organisation. - ☐ Est toujours négative pour l'organisation - ☐ Sort du cadre hiérarchique des échanges. - ☐ Est le terme générique désignant une rumeur. **21) Dans un accueil, éconduire c'est :** ☐ Faire patienter — ☐ Orienter — ☐ Présenter des excuses **22) Sur Excel, pour fixer une valeur (une cellule). Appuyer sur la touche :** ☐ F4 — ☐ F3 — ☐ F2 **23) La note de service est :** - ☐ La relation des faits ou des événements, des paroles - ☐ Le mode de transmission normal des instructions suivant une hiérarchie descendante - ☐ Document d'ordre externe dressé par une autorité compétente **24) En gestion du temps, le temps est :** - ☐ L'importance de chaque activité - ☐ Une ressource dont chacun dispose pour accomplir des tâches dans des délais impartis - ☐ Un problème de temps qu'il faut analyser **25) Le compte rendu c'est :** - ☐ Entretenir un rapport de considération ou de déférence - ☐ Relater officiellement ce qui a été dit ou fait dans une assemblée - ☐ Informer les personnes non présentes à la réunion ce qui s'est passé **26) La finalité d'un rapport c'est :** - ☐ Diagnostiquer la situation et les problèmes - ☐ Annexes annoncées dans le développement, paginées et titrées - ☐ Le respect dû à certaines personnalités **27) La délégation c'est :** - ☐ Établir des priorités dans l'accomplissement de son travail - ☐ Rencontrer des difficultés au moment de travailler avec d'autrui - ☐ Une méthode qui consiste pour un responsable à confier à un subordonné la réalisation d'objectifs **28) En gestion du temps, comment établir des priorités ?** ☐ Faire chaque jour une liste du travail à effectuer — ☐ Définir l'urgence et l'importance — ☐ Faire ce que les autres nous imposent **29) L'agenda électronique c'est :** ☐ Répartition sur différent poste — ☐ Prendre des rendez-vous et les enregistrer — ☐ Outil moderne utilisant la technologie informatique **30) Dans quel sens de communication circule une note de service ?** ☐ Sens ascendant — ☐ Sens descendant — ☐ Sens latéral ### Partie 2 : Sujets à traiter (/25) **1) Une bonne communication orale nécessite un savoir-faire et suppose une maîtrise des techniques de communication non-verbale. Expliquez** *(12,5)* > ⚠️ Le second sujet de la partie 2 n'est pas disponible.

> Corrigé proposé pour la révision. Les propositions n'étant pas numérotées dans l'original, la réponse est indiquée par son texte. Les réponses marquées ⚠️ sont discutables. ### Partie 1 : QCM | N° | Réponse | Justification | |---|---|---| | 1 | Loyale | La loyauté (et la discrétion) est une qualité essentielle ; la complaisance et l'indifférence sont des défauts. | | 2 | Être rationnelle ; Avoir le contrôle de soi | Objectivité, méthode et maîtrise de soi face aux interlocuteurs ; la subjectivité est à éviter. | | 3 | Une entreprise | « Firme » est synonyme d'entreprise (souvent de grande taille). | | 4 | Une phrase qui résume les qualités du produit | Le slogan est une formule courte et frappante associée à la marque ou au produit. | | 5 | 1 mois ⚠️ | Code du travail (loi 65-99), art. 14 : cadres 3 mois, **employés 1 mois et demi**, ouvriers 15 jours ; aucune proposition n'est exacte, « 1 mois » est la plus proche (ancien régime). | | 6 | 6 mois | Code du travail, art. 231 : droit au congé annuel après six mois de service continu dans la même entreprise. | | 15 | La lettre ⚠️ | La présentation de la lettre est normalisée (zones de l'en-tête, références, objet, signature) ; la note de service suit un usage, sans norme. | | 16 | Choisir le format « Modèle » dans « Enregistrer sous » | Dans Word, on enregistre le fichier au format modèle (.dot/.dotx). | | 17 | Un planning | Planning (diagramme de Gantt) : temps en abscisse, tâches en ordonnée. | | 18 | Ce qui est dit est dit, on ne peut pas l'effacer | Principe de la communication : une parole émise ne peut être retirée. | | 19 | Document d'ordre externe permettant un contact direct avec le public | La 2e proposition définit le procès-verbal, la 3e la note/le rapport interne. | | 20 | Sort du cadre hiérarchique des échanges | La communication informelle circule hors des canaux officiels ; elle n'est ni toujours négative ni réductible à la rumeur. | | 21 | Présenter des excuses ⚠️ | Éconduire = refuser poliment de recevoir quelqu'un, le congédier avec courtoisie (en s'excusant) ; il ne s'agit ni de faire patienter ni d'orienter. | | 22 | F4 | F4 bascule une référence relative en référence absolue (`$A$1`). | | 23 | Mode de transmission des instructions suivant une hiérarchie descendante | La note de service est un écrit interne descendant ; la 1re proposition définit le PV/compte rendu. | | 24 | Une ressource dont chacun dispose pour accomplir des tâches dans des délais impartis | Le temps est une ressource limitée à gérer. | | 25 | Informer les personnes non présentes de ce qui s'est passé ⚠️ | Le compte rendu informe ; « relater officiellement ce qui a été dit » correspond plutôt au procès-verbal. | | 26 | Diagnostiquer la situation et les problèmes | Le rapport analyse une situation et propose des solutions au décideur. | | 27 | Méthode par laquelle un responsable confie à un subordonné la réalisation d'objectifs | Définition de la délégation. | | 28 | Définir l'urgence et l'importance | Matrice d'Eisenhower (urgent / important). | | 29 | Outil moderne utilisant la technologie informatique ⚠️ | Définition générale ; la prise et l'enregistrement de rendez-vous est sa fonction principale. | | 30 | Sens descendant | De la hiérarchie vers les subordonnés. | ### Partie 2 : sujet 1 — plan proposé **Introduction :** la communication orale ne se limite pas aux mots : une part importante du message passe par le corps et la voix. Problématique : en quoi la maîtrise du non-verbal conditionne-t-elle l'efficacité de la communication orale de la secrétaire de direction ? **I. La communication orale : un savoir-faire** - Préparer son message : objectif, interlocuteur, idées clés, vocabulaire adapté. - Techniques d'expression : clarté, concision, reformulation, questionnement, écoute active. - Situations professionnelles : accueil physique et téléphonique, réunions, transmission de consignes. **II. Les composantes de la communication non verbale** - Le regard (contact visuel, attention), le sourire, les expressions du visage. - La posture, la gestuelle, la distance (proxémie), la tenue vestimentaire. - La voix (paraverbal) : ton, débit, volume, articulation, silences. **III. Rôle et maîtrise du non-verbal** - Renforcer ou contredire le message verbal : la cohérence verbal / non-verbal crée la confiance. - Lire le non-verbal de l'interlocuteur pour adapter son discours (feedback, gestion des tensions). - S'entraîner : maîtrise du stress, contrôle de soi, image de l'entreprise. **Conclusion :** la communication orale efficace résulte de l'harmonie entre le contenu, la voix et le langage du corps ; pour la secrétaire de direction, c'est un outil de professionnalisme et d'image de l'organisation.